Langkah-langkah Membuat Absensi Online dengan Google Form

Selama pandemi belum tuntas, program bekerja dari rumah atau WFH (Work From Home) masih akan tetap dilaksanakan. Namun, di masa mendatang program ini akan tetap jadi tren di kalangan pekerja. Untuk itulah, baik pemerintah maupun instansi pemerintah harus bisa beradaptasi dengan menerapkan cara kerja seperti ini.

Agar WFH ini lancar dan berjalan efektif, perusahaan tentu harus tetap mengawasi jadwal kerja karyawan agar kinerja perusahaan terus berjalan maksimal. Salah satunya adalah dengan penggunaan software HRIS (Human Resource Information System) yang memudahkan untuk memonitor kehadiran, jadwal kerja, serta kinerja karyawan.

Apabila Anda belum ingin berinvestasi pada sebuah perangkat lunak, Anda bisa membuat absensi online dengan google form.

Memangnya bermanfaat untuk perusahaan? Simak ulasan lengkap dan cara membuat absensi online pakai google form berikut ini.

Manfaat Penggunaan Absensi Online

Keterbatasan jarak bukan lagi penghalang untuk bisa mengawasi karyawan yang sedang work from home. Anda bisa memanfaatkan absensi online untuk membantu memonitor kehadiran dan kerja karyawan secara real-time. Apa saja manfaat yang didapatkan?

1.    Rekapitulasi Data Lebih Mudah

Selain mengontrol karyawan yang wfh, absensi online juga membantu divisi HR perusahaan untuk membuat rekapitulasi data jadi lebih mudah. Data kehadiran karyawan akan diinput dengan lebih cepat dan akurat. Rekapitulasi data ini nantinya akan digunakan untuk melakukan perhitungan gaji. Anda tidak perlu lagi memindahkan data ke komputer secara manual.

Dengan begitu, menghitung gaji karyawan dengan sistem bisa dilakukan lebih cepat, tepat, dan hasil yang akurat.

2.    Monitor Secara Real Time

Meskipun karyawan bekerja dari rumah, Anda tetap bisa memantau mereka secara real time melalui absensi online. Bagian personalia akan mudah memantau kehadiran dan keterlambatan karyawan kapan saja dan dimana saja. Selama ada koneksi internet maka akan sangat memudahkan seluruh pihak menyelesaikan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik. Terlebih data kehadiran tersebut sudah tersinkronisasi dengan sistem cloud dan tersimpan secara otomatis.

3.    Hemat

Adanya sistem online untuk absensi karyawan, perusahaan bisa lebih menghemat anggaran karena tidak perlu lagi mengeluarkan biaya untuk membeli perangkat fisik absensi. Selain itu, perusahaan juga tidak perlu lagi mempersiapkan dana cadangan untuk pemeliharaan dan perbaikan alat.

4.    Hasil Perhitungan Lebih Akurat

Memakai absensi secara online, artinya perangkat ponsel milik karyawan harus dihubungkan ke perangkat yang ada melalui jaringan internet. Dengan demikian, memungkinkan sinkronisasi waktu yang akurat di setiap ponsel karyawan yang terhubung.

Jadi, apa yang ditampilkan pada ponsel karyawan akan terlihat sama persis dengan perangkat di komputer yang terhubung. Artinya, sistem pencatatan absensi jadi lebih cepat dan akurat sehingga data absensinya dapat dipakai untuk keperluan menghitung gaji atau penilaian kerja karyawan.

Cara Membuat Absensi Online dengan Google Form

Google Form jadi salah satu produk yang memiliki beragam manfaat, seperti membuat survey, menyebar kuesioner, hingga untuk absensi online. Lalu bagaimana cara membuatnya? Berikut langkah-langkanya:

• Buka browser pada laptop atau komputer
• Masuk ke drive.google.com di laman pencarian
• Setelah muncul Sign in, masukkan alamat email dan password

Jika sebelumnya Anda sudah pernah Sign In, maka akan muncul halaman pilihan akun di akun Google Anda. Lalu langkah selanjutnya:

• Anda akan masuk ke tampilan akun drive
• Buat folder untuk menyimpan file absensi
• Klik kanan, pilih Folder Baru
• Beri nama folder misal “Absensi Karyawan” dan enter
• Setelah dibuat, klik dua kali pada folder tersebut
• Anda akan masuk ke halaman folder penyimpanan file absensi lalu klik kanan
• Klik lainnya, dan pilih Google Formulir
• Anda diarahkan ke halaman awal Google Formulir
• Isi judul formulir sesuai keperluan
• Isi kolom pertama dengan Hari/Tanggal
• Isi kolom dibawahnya dengan nama manajer atau atasan
• Lalu pilih Jawab Singkat
• Klik Wajib diisi
• Klik tanda plus pada lingkaran di bagian pojok kanan atas
• Tambahkan kolom pertanyaan
• Isi kolom pertanyaan baru dengan nama karyawan
• Klik Jawab Singkat
• Pilih Petak Kotak Centang
• Di bawah nama karyawan akan muncul baris dan kolom
• Isi nama karyawan pada baris
• Tambahkan jumlah baris sampai seluruh karyawan diinput
• Bagian kolomnya diisi dengan keterangan kehadiran
• Lengkapi dengan pilihan hadir, izin, tanpa keterangan, dan sakit
• Kembali ke halaman atas
• Klik kirim di pojok kanan atas
• Klik Kirim melalui Email
• Klik tombol tautan link di sebelah kanan gambar kotak surat
• Salin link tautan
• Pilih perpendek link agar tidak terlalu panjang
• Buka tab baru
• Ketik gg.gg.
• Lalu akan muncul tampilan URL Shortner
• Isi kotak Put Your Long URL Here dengan menempelkan link yang sebelumnya
• Isi centang Cuztomize Link
• Isi kotak dengan nama yang gampang diingat
• Link yang tadi diperpendek sudah jadi
• Salin link dan bagikan ke semua karyawan

Setelah link dibuat, Anda bisa segera mencobanya apakah bisa digunakan atau tidak. Cara mencobanya adalah sebagai berikut:

• Buka browsernya
• Copy paste link yang sebelumnya dibuat
• Isi tanggal dan nama atasan
• Isi data absensi dengan mencentang keterangan kehadiran
• Klik Kirim setelah Anda melakukan absensi
• Buka lagi Google Drive untuk cek hasil inputannya
• Klik folder
• Buka file absensi yang sudah dibuat
• Klik tombol excel/spreadsheet di bagian kanan atas
• Selanjutnya akan muncul tampilan rekap absensi dalam bentuk file excel

Cara membuat absensi secara online di atas tidak terlalu sulit ko dan bisa Anda coba. Namun, apabila Anda merasa prosesnya terlalu rumit Anda bisa pakai aplikasi absensi online LinovHR.

Aplikasi LinovHR berguna untuk segala keperluan manajemen karyawan, mulai dari kehadiran online dengan menggunakan teknologi berbasis Face Recognition dan GPS, penghitungan payroll, penilaian kinerja, hingga kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan.

Kunjungi website LinovHR melihat informasi lebih lengkap dan menjadwalkan demo. Yuk, jadwalkan sekarang dan coba aplikasinya mumpung ada promo gratis 6 bulan untuk pelanggan baru.

Dapatkan informasi teknologi paling update rekomendasi dari Terminal Tekno langsung ke smartphone kamu melalui aplikasi Telegram dengan bergabung di https://t.me/terminaltekno